POLITYKA PRYWATNOŚCI
KLIENCI I PARTNERZY

POLITYKA PRYWATNOŚCI

KLIENCI I PARTNERZY NORDIN

NORDIN Sp. z o.o.

INFORMACJE WPROWADZAJĄCE

Niniejszy dokument określa zasady przetwarzania danych osobowych klientów oraz partnerów biznesowych korzystających z usług sprzedaży, wynajmu pracowników, rekrutacji stałych oraz innych usług HR świadczonych przez NORDIN Sp. z o.o..

Dokument dotyczy w szczególności firm, które:

wynajmują pracowników za pośrednictwem NORDIN,

zlecają NORDIN prowadzenie rekrutacji stałych,

zlecają NORDIN pozyskiwanie klientów

otrzymują dane kandydatów i pracowników w związku ze współpracą.

Dokument stanowi uzupełnienie Polityki Prywatności (MASTER) i należy go czytać łącznie z dokumentem nadrzędnym.

ADMINISTRATOR DANYCH

Administratorem danych osobowych jest:

NORDIN SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
ul. Świętojańska 43 / 23
81-391 Gdynia, Polska

KRS: 0001179220
NIP: 5862418757
REGON: 542022513

Kontakt:
📧 [email protected]

PODMIOTY UCZESTNICZĄCE W PRZETWARZANIU

W określonych procesach operacyjnych dane osobowe mogą być przetwarzane również przez:

NORDIN CONSULTING
ul. Świętojańska 43 / 23
81-391 Gdynia, Polska

NIP: 5871553779
REGON: 193071579

Podmiot ten działa wyłącznie jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz na udokumentowane polecenie Administratora.

ZAKRES STOSOWANIA DOKUMENTU

Niniejsza polityka dotyczy danych osobowych przetwarzanych w związku z:

realizacją usług pozyskiwania klientów,

realizacją usług wynajmu pracowników,

prowadzeniem rekrutacji stałych,

przekazywaniem danych kandydatów klientom,

obsługą kadrową i płacową,

realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy,

komunikacją operacyjną i biznesową z klientami.

KLIENCI KORZYSTAJĄCY Z USŁUG HR NORDIN

Klientami w rozumieniu niniejszego dokumentu są podmioty, które:

korzystają z usług wynajmu pracowników świadczonych przez NORDIN,

zlecają NORDIN prowadzenie procesów rekrutacji stałych,

otrzymują dokumentację rekrutacyjną, pracowniczą i płacową,
zlecają NORDIN pozyskiwanie klientów.

ZAKRES PRZEKAZYWANYCH DANYCH

W ramach współpracy z klientami może dochodzić do przekazywania danych osobowych, w tym w szczególności:

CV kandydatów,

danych identyfikacyjnych pracowników,

informacji o kwalifikacjach i doświadczeniu zawodowym,

umów o pracę lub umów cywilnoprawnych,

payslipów (list płac),

informacji o czasie pracy, urlopach i absencjach,

dokumentów wymaganych przepisami prawa pracy oraz ubezpieczeń społecznych.

PODSTAWA PRAWNA I ZGODA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Przekazywanie oraz wymiana wskazanych danych odbywa się wyłącznie:

za wiedzą i zgodą osób, których dane dotyczą – jeżeli zgoda jest wymagana przepisami prawa,

na podstawie obowiązujących przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych,

zgodnie z przepisami RODO.

W szczególności podstawę prawną przetwarzania i przekazywania danych stanowią:

art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą,

art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem,

art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny administratora,

art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora,

art. 22¹ Kodeksu pracy – zakres danych pozyskiwanych od kandydatów i pracowników,

przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz aktów wykonawczych.

Dane są przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym, zgodnie z zasadą minimalizacji danych.

ROLE I ODPOWIEDZIALNOŚĆ W PROCESACH HR

W zależności od modelu współpracy:

NORDIN działa jako administrator danych lub jako podmiot przetwarzający – zgodnie z zawartą umową,

Klient otrzymujący dane kandydatów lub pracowników działa jako odrębny administrator danych osobowych,

Klient odpowiada za dalsze przetwarzanie danych po ich otrzymaniu, w szczególności za zgodność z przepisami prawa pracy oraz RODO.

PRZEKAZYWANIE DANYCH I SYSTEMY KLIENTA

Na życzenie klienta oraz – w uzasadnionych przypadkach – również na wniosek kandydata lub pracownika, dane osobowe mogą być przekazywane do systemów informatycznych klienta, w szczególności do systemów HR, kadrowo-płacowych lub wewnętrznych systemów rekrutacyjnych.

Przekazanie danych następuje:

w celu realizacji pozyskania klienta, rekrutacji, zatrudnienia lub obsługi kadrowo-płacowej,

z zachowaniem obowiązujących przepisów prawa,

na podstawie właściwej podstawy prawnej,

z poszanowaniem praw osób, których dane dotyczą.

Po przekazaniu danych do systemów klienta, klient staje się odrębnym administratorem danych i ponosi odpowiedzialność za ich dalsze przetwarzanie.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Dane osobowe przetwarzane w ramach współpracy z klientami są przechowywane:

przez okres trwania współpracy,

po jej zakończeniu przez okres wymagany przepisami prawa,

maksymalnie przez 36 miesięcy, o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej,
lub zgodnie z innymi szczegółowymi zasadami NORDIN.

PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Osobom, których dane są przetwarzane w ramach procesów HR, przysługują wszystkie prawa wynikające z RODO, w szczególności prawo do:

dostępu do danych,

ich sprostowania lub usunięcia,

ograniczenia przetwarzania,

wniesienia sprzeciwu,

cofnięcia zgody.

ODRĘBNE ZASADY DLA PLATFORMY SELLBOOSTERS

Niniejszy dokument nie reguluje szczegółowych zasad przetwarzania danych osobowych użytkowników platformy SELLBOOSTERS, którzy korzystają z niej niezależnie od usług wynajmu pracowników lub rekrutacji stałych.

Szczegółowe zasady dotyczące użytkowników platformy SELLBOOSTERS zostały opisane w odrębnym dziale / dokumencie:

🔴 Polityka prywatności - SELLBOOSTERS

BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

NORDIN stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych, w tym ochrony przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub modyfikacją danych.

DOKUMENTY SZCZEGÓŁOWE

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych znajdują się w dedykowanych dokumentach:

🔴 Polityka prywatności – Kandydaci i pracownicy

🔴 Polityka prywatności - SMS, AI i automatyzacja

🔴 Polityka prywatności – Odwiedzający stronę

🔴 Polityka prywatności – Klienci i partnerzy

🔴 Polityka prywatności - Nasza Polityka RODO
🔴 Polityka prywatności - SELLBOOSTERS

ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności.
Aktualna wersja dokumentu jest zawsze dostępna na stronach internetowych należących do NORDIN.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

NORDIN stosuje nowoczesne technologie w zakresie automatyzacji i sztucznej inteligencji, z zachowaniem zasad ochrony danych osobowych, transparentności oraz zgodności z obowiązującymi przepisami prawa.

NORDIN zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszego dokumentu w przypadku zmian w przepisach prawa lub sposobie funkcjonowania stron internetowych.